Često se dešava da u jednoj koloni imate imena i prezimena zajedno kao što je prikazano na donjoj slici. To se naročito često dešava kada uvozite podatke iz neke baze podataka. Najčešće prvo ide ime pa prezime. Ako želite tabelu da sortirate po prezimenima to neće biti moguće. Da biste to uradili morate prvo da razdvojite imena i prezimena. Za to postoje razne tehnike, od “ručnog” razdvajanja do upotrebe tekstualnih funkcija LEFT, RIGHT, MID, LEN … međutim ja ću vam ovde pokazati najbrži i najjednostavniji način.
- Prvo što treba da uradite jeste da ubacite 1-3 kolonu desno od kolone u kojoj se nalaze imena. Obratite pažnju da komanda “Umetni” (Insert) ubacuje kolonu levo od selektovane kolone. Zatim selektujte celu kolonu ili ćelije u kojima se nalaze imena.
- Sledeće, selektujte karticu “Podaci” (Data), a zatim dugme “Tekst u kolone“ (Text to Columns).
- U prvom prozoru “Tekst u kolone” (Text to Columns) čarobnjaka, izaberite Razgraničeni” (Delimited).
- “Fiksnu širinu” (Fixed width) birate samo ako su segmenti koje želite da odvojite potpuno iste širine (poput odvajanja pozivnih brojeva od telefonskih brojeva).
- U drugom prozoru “Tekst u kolone” (Text to Columns) čarobnjaka, izaberite razdelnik ili ono što razdvaja stavke koje želite da budu u zasebnim kolonama. U našem primeru, to je razmak, pa selektujte “Razmak” (Space). Takođe možete čekirati i “Tretirajte uzastopne razdelnike kao jedan” (Treat consecutive delimiters as one) za slučaj da je neko otkucao dva ili više razmaka između stavki.
- Ako imate imena razdvojena zarezom (kao Brown,James), koristite “Zarez” (Comma) kao razdelnik, itd.
- Ako imate imena razdvojena zarezom i razmakom (kao Brown, James), koristite “Razmak” (Space) i “Zarez” (Comma) kao razdelnik (čekirajte oba).
- U trećem prozoru “Tekst u kolone” (Text to Columns) čarobnjaka, izaberite “Opšte“ (General) formatiranje ili, ako hoćete, možete za svaku stavku da izaberete koja je vrsta podatka i da li da preskoči tu stavku.
Recimo, ako imate datume u obliku dd.mm.yy i želite da izvučete samo mesec i godinu, izaberite, u drugom prozoru čarobnjaka, razdelnik “Ostalo” (Other) i ukucati tačku u polju pored, zatim, u trećem prozoru, selektujte prvu kolonu i izaberite da se preskoči (Do not import column (skip)), a za drugu i treću kolonu ostavite format “Opšte“(General).
Zgodna je i opcija “Odredište” (Destination) gde možete da izaberete gde će vam se prebaciti razdeljeni podaci. Ako ostavite prazno, biće prepisana kolona u kojoj su originalni podaci a ostale kolone će ubaciti u sledeće kolona sa desne strane.
Na kraju pritisnite dugme “Završi” (Finish).
- Pregledajte šta ste dobili. Tabela bi sada trebala da izgleda ovako.
- Sada možete da ubacite zaglavlja Ime i Prezime i da sortirate tabelu po prezimenu.
